FICHE POSTE

RÉFÉRENT(E) ADMINISTRATIVE

 

Rôle

 

Sous la direction du responsable de formations, vous êtes en charge de la gestion administrative des formations.

Vous établissez les dossiers de formation, vous planifiez les actions de formation (sollicitation des prestataires, organisation des sessions, gestion des plannings). Vous gérez les documents administratifs et transmettez aux interlocuteurs (conventions, convocations, émargement, évaluation) et clôturez les dossiers.

Enfin, vous remplissez les tableaux de reporting.

 

Les responsabilités principales qui incombent au à la référente de la formation.

 

Vos missions

 

· Gestion des demandes de formation transmises par les responsables Formation

· Planification des dates de formation avec les équipes internes ou les prestataires externes

· Création et gestion des dossiers de formation sur le logiciel

· Gestion des inscriptions et des convocations

· Organisation de la logistique : réservation et préparation des salles, gestion du matériel.

· Suivi des évaluations et des émargements des sessions de formation

· Accueil des participants et des formateurs

· Contrôle des factures des prestaires et des fournisseurs

· Vérification de la conformité des dossiers de formation

· Produire les documents, les lignes de conduite, les procédures, les outils avec le responsable

· Entretenir une « culture formation » au sein de l’institution mise en lien avec l’histoire, les missions et les valeurs de l’institution ;

· Renseigner les stagiaires au sujet de leurs droits et de leurs devoirs.

· Apporter son soutien aux stagiaires et responsables dans l’identification des besoins en compétences ;

· Centraliser et prioriser les besoins en compétences individuels et collectifs des stagiaires ;

· Veiller à ce que l’action formative soit la réponse adéquate aux besoins identifiés ;

 

 

Ses compétences

 

· Connaître les enjeux de sa structure ;

· Vous êtes organisé, rigoureux, communiquant et dynamique.

· Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques dont Excel, Word, Mail.

· Être moteur de changement : être à l’écoute et être capable de mobiliser dans une dynamique participative

· Communiquer ;

· Savoir analyser les changements survenus dans la structure ;

· Faire le lien entre les besoins individuels et institutionnels ;

 

Savoir être

 

Sens du travail en équipe Organisation / Méthode / Rigueur Qualité relationnelle / Bienveillance Discrétion / Confiance Esprit d’initiative / Autonomie Optimisme / Gestion du stress Anticipation / Adaptation Curiosité / Amour de l’apprentissage

 

Qualifications

 

Expérience significative souhaitée dans l’administration, vous êtes alaise avec l’informatique et avez une parfaite maitrise.

 

INFORMATIONS UTILES

 

– CDI / CDD/ STAGIAIRE / ALTERNANCE / INDÉPENDANT

– Rémunération : Selon profils

– Potentiel d’évolution

– Permis B (véhicule serait un plus)

 

Tout niveau d’expérience